Zápis z porady patří k úkolům, které nikdo nedělá rád a umělá inteligence je zvládne za pár minut. Google Meet má funkci Take notes for me, která zápis napíše sama, češtinu ale zatím neumí. U českých schůzek proto funguje spolehlivěji postup ve dvou krocích: nejdřív přepis nebo vlastní poznámky, potom zápis pomocí AI chatu.

Jak funguje zápis v Google Meet

Funkce Take notes for me zapíše průběh schůzky do Google Dokumentu se dvěma záložkami. Rychlé poznámky obsahují krátké shrnutí a úkoly, úplné poznámky delší shrnutí, rozhodnutí, úkoly a podrobnosti. Dokument se uloží na Disk organizátora do složky Google Meet a připojí se k události v kalendáři.

Organizátor si vybere, komu zápis po schůzce přijde e-mailem: všem pozvaným včetně lidí mimo firmu, jen pozvaným z vlastní organizace, nebo jen hostitelům. Zapnout ho jde už při plánování v kalendáři v možnostech videohovoru, nebo přímo v Meetu tlačítkem vpravo nahoře.

Proč zatím ne v češtině

Funkce vyžaduje odpovídající edici Google Workspace nebo tarif Google AI. Podle nápovědy Googlu podporuje osm jazyků: angličtinu, francouzštinu, němčinu, italštinu, japonštinu, korejštinu, portugalštinu a španělštinu. Čeština v seznamu není a schůzka musí probíhat v jednom podporovaném jazyce.

Google ji doporučuje pro schůzky dlouhé od 15 minut do 8 hodin. U kratších nebo při výpadcích připojení může být shrnutí neúplné nebo chybět úplně. Snímky z prezentace se do zápisu dostanou jen tehdy, když byly na obrazovce aspoň deset sekund. Správce firemního účtu může funkci také úplně vypnout.

Jak na české porady

Pro české schůzky je spolehlivější cesta ve dvou krocích. Nejdřív si pořiďte přepis, třeba nahrávku převedenou na text, nebo vlastní hrubé poznámky v bodech. Ten pak vložte do ChatGPT, Gemini nebo Clauda a požádejte o zápis: přehled rozhodnutí, úkolů s odpovědnými lidmi a termíny a otevřené otázky. Vzorová zadání najdete níže.

Pomáhá dát modelu jasnou strukturu. Napište mu, kdo se porady účastnil, jak se jmenuje projekt a jaký formát zápisu chcete. Výsledek pak bude kratší a přesnější než volné shrnutí.

Souhlas a citlivá data

Než schůzku nahráváte, řekněte to účastníkům. Nahrávka hlasu a přepis jsou osobní údaje, takže pro ně platí stejná pravidla ochrany osobních údajů (GDPR) jako pro jiná data. Přepis porady navíc často obsahuje jména klientů, ceny nebo interní čísla. Takový text nevkládejte do bezplatných chatů, které mohou vložená data používat k trénování, a raději použijte firemní tarif nebo trénování v nastavení vypněte.

Co to znamená pro vás

Pokud mluvíte na poradách anglicky a máte vhodný tarif Workspace, můžete funkci v Meetu zapnout hned. U českých porad zatím počítejte s mezikrokem přes přepis a AI chat. Zápis od AI vždy projde někdo, kdo na poradě byl, protože jména, čísla a termíny jsou místa, kde se chyba hledá nejhůř a stojí nejvíc.

Zdroje: Google: Take notes for me v Google Meet. Foto: Unsplash.

Vzorové prompty ke zkopírování